Für die steuerliche Bewertung von Werbeartikeln ist die Gesetzesnorm § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG maßgebend.
Maximal bis zu 35 Euro pro Jahr pro Empfänger.
„Angemessene“ Werbegeschenke lässt der Fiskus zum steuerlichen Abzug zu. Die fixe Grenze von 35 Euro (netto, inkl. Bedruckung) rechtfertigt der Gesetzgeber mit einer „Steuervereinfachung“, damit nicht bei jedem einzelnen Werbeartikel untersucht werden muss, ob er betrieblich noch angemessen ist oder die persönliche Bereicherung des Beschenkten überwiegt.
Die Grenze von 35 Euro hat folgende Besonderheiten:
Sie gilt pro Empfänger, nicht pro Geschenk. Bei mehreren Geschenken innerhalb eines Geschäftsjahrs an denselben Empfänger darf der Wert insgesamt nicht überschritten werden. Erhält eine Kunde mehrere Geschenke innerhalb eines Jahres, kommt es auf den summierten Wert an. Auch Geschenke an Angehörige des Geschäftspartners zählen bei dieser Grenze mit. Nur wenn die „nahe stehende Person“ selbst Geschäftspartner ist, hat sie einen eigenen Grenzwert. Im Einzelfall kann auch mehreren Arbeitnehmern eines Geschäftspartners jeweils ein Geschenk bis 35 Euro überreicht werden, wenn dafür eine betriebliche Veranlassung besteht (beispielsweise Mitarbeitern der Abteilung, mit der man am meisten zusammenarbeitet.
Die 35 Euro sind kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze. Wird sie bei einem Empfänger überschritten, weil ein Kunde ein oder mehrere Geschenke z. B. im Wert von insgesamt 40 Euro erhält, sind die gesamten 40 Euro nicht mehr steuerlich absetzbar und nicht nur der übersteigende Betrag von 5 Euro.
Die Freigrenze gilt betriebsbezogen
Bei mehreren Betriebsteilen ist zu unterscheiden: Einer selbständigen Gewinnermittlungseinheit ist sie eigenständig zu gewähren, d.h. dass einem Kunden von jedem selbständigen Betriebsteil ein Werbeartikel bis zu 35 Euro übergeben werden könnte. Innerhalb unselbständiger Betriebsstätten gilt die Grenze pro Kunde insgesamt nur einmal.
Maßgeblich sind Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten
Es kommt auf die Anschaffungs- bzw. Herstellkosten an, die Sie für die Werbeartikel aufgewendet haben. Was im Regelfall zu der Anschaffung des Werbeartikels vom Hersteller bzw. Händler im Detail gehört und was nicht, zeigt die folgende Übersicht:
+ Nettowarenwert
+ Kosten für die Anbringung einer Bedruckung sind mitzurechnen
- Verpackungskosten zählen nicht mit, soweit es sich um die Transportverpackung handelt. Aber eine Umverpackung, die mit zum Werbeartikel gehört, ist mitzurechnen (z.B. Geschenkbox).
- Vertriebs- bzw. Versandkosten zählen nicht mit. Sie gehören zwar eigentlich zu den Anschaffungsnebenkosten, aber nach dem Wortlaut der Einkommenssteuerrichtlinien sind sie bei der 35-Euro-Wertgrenze ausdrücklich ausgenommen (R 4.10 Absatz 3 Satz 1 Halbsatz 2 EStR).
- Umsatzsteuer ist grundsätzlich nicht mitzurechnen, soweit sie als Vorsteuer abgezogen werden kann (§ 9b EStG). Nur bei Unternehmern, die aufgrund umsatzsteuerfreier Leistungen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, wäre die Vorsteuer einzukalkulieren (z.B. Ärzten oder einzelnen Versicherungsvertretern). Unternehmer mit gemischten Ausgangsleistungen müssen die Vorsteuer anteilig nach dem Verhältnis steuerfreie / steuerpflichtige Umsätze einrechnen.
- Die eventuell übernommene Pauschalsteuer von 30% (§37b EStG) zählt nicht zum Grenzwert.
Aufzeichnungspflichten
Selbst wenn die 35-Euro-Grenze eingehalten und ein Werbeartikel der Höhe nach abziehbar ist, hängt die steuerliche Berücksichtigung von einer weiteren Hürde ab: Die Aufwendungen für Werbeartikel müssen einzeln und getrennt auf einem eigenen Konto buchungstechnisch erfasst werden. Eine Vermischung mit anderen Betriebsausgaben muss unbedingt vermieden werden. Werden die strengen Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten, scheitert unabhängig von der Höhe des verursachten Aufwands jeglicher Abzug von Werbeartikeln!